La posta elettronica ha ormai sostituito quasi del tutto la carta da lettere. Ma se per le nostre missive cartacee, soprattutto a livello professionale, usavamo una carta stampata espressamente studiata per noi e magari ci affidavamo a uno studio grafico per curarne lo stile, quando abbiamo a che fare con le mail ci limitiamo a utilizzare il formato standard offerto dal programma di posta elettronica. Il risultato è scadente: inviamo anonime pagine bianche scritte in carattere Arial o Times New Roman. Outlook ci mette a disposizione diversi strumenti per rendere più personali i nostri messaggi. Possiamo configurarli in modo che il formato scelto sia sempre disponibile senza doverlo modificare ogni volta. Possiamo poi impostare un tema di sfondo e lavorare su font e dimensione del carattere, differenziandolo tra scrittura di un nuovo messaggio e risposta. Infine è possibile inserire una firma digitale diversa per ogni account gestito da Outlook e molto altro ancora. Senza dimenticare le funzioni di correzione automatica degli errori per evitare brutte figure.
Come personalizzare i messaggi con outlook
- Dal menu File facciamo clic su Opzioni e selezioniamo Posta. Per prima cosa mettiamo un segno di spunta alla voce Controlla sempre l’ortografia prima dell’invio, quindi facciamo clic su Controlla ortografia…per un setup approfondito.
- Aggiungiamo un tema grafico facendo clic su Elementi decorativi e caratteri… Se il font non ci piace dal menu Tipo di carattere selezioniamo usa sempre i caratteri personali e nei campi sottostanti scegliamo font e dimensione.
- Aggiungiamo una firma attraverso la voce Firme. Clicchiamo su Nuova e diamole un nome. Nel campo modifica digitiamo nome e qualifica. Se inseriamo un indirizzo web, selezioniamolo e facciamo clic sull’icona link a destra per impostarlo.
- Se attraverso Outlook gestiamo più account possiamo decidere a quali di questi associare la firma creata, selezionandolo dal menu a tendina Account di posta elettronica. Nei menu sottostanti, poi, si può scegliere in quali messaggi aggiungerla.
